香港《信报》文章：漫话开会

【香港《信报》文章】题：开会的丰收（作者黄良瑞）
提起开会，很多人可能会联想到人大或立法局会议中小撮议员在打瞌睡的镜头，从而想象这类依纸照读，毫无自发激辩的会议，是闷得多么可怕。除了闷之外，会议吞噬了我们行政人员差不多１／５的工作时间，如果纯属空谈，那简直是费时失事。但令人奇怪，开会这回事为什么历久不衰，而且似乎越来越受重视。开会作用大矣
事实上，开会是无可避免、也是利多害少的行为，因为我们无论从事任何工作，都必须与人沟通，而开会正是最节省时间的沟通过程。
省时间还是事小，开会的最大好处是在同一时间，将多个脑袋同时开动，１人计短，２人计长，在互相讨论交流中所产生的火花，可能产生足以燎原的创新意念，将原来平平无奇的意念升华，化腐朽为神奇。
开会能在最短时间内作出最多决定，如果参加会议的人事前做好准备，在会中提出动议，经过讨论，除非有激辩争持不下，大多数课题都可以作出决策。
开会时济济一堂，众人齐集，正是鼓励士气的好机会。
开会是检阅成绩的好时刻，每次开会都应翻查旧账，看看上次会议的决定是否已照办落实，否则一切都只是空谈。
透过开会，上司可以潜移默化地将自己一套见解向下属灌输，同时也可向下属学习以及吸收新信息，正是加深互相了解的好方法。开会形式多一、单对单在没有第三者在场的情况下，讨论可以更坦诚相对，再尖锐的问题也不妨清心直说。当集体开会遇到不便深入讨论的话题，如恐防机密外泄或避免个别人士尴尬，最宜另约单独再谈。二、定期例会定期例会的好处是大家可养成将每星期或每月某天某段时间空出的习惯，毋须每次再约成或改期。
定期例会大都有个别部门的汇报，令每个单位都知道其他部门在做什么事，亦减低对备忘录或字条的依赖性，令整个机构的运作更为顺畅。三、专题会议很多繁杂的问题，如果在定期大会中提出讨论会浪费太多人的时间，且令一些事不关己的同事听得一头雾水，倒不如由几名有关人士先开会作专题讨论，把事情辩个明白，为问题找出具体解决办法，再在定期大会中介绍及取舍，可节省不少讨论时间。四、避静会议不少公司的高层，每年一次移师至度假村或邻近地区的酒店开周年策划大会，在绝少外界骚扰的情况下，心无旁骛地去反省过去一年的业绩，及作出业务前瞻，筹措新一年的大计。五、电子会议随着科技的迅速发展，跨国荧幕开会已不是科幻小说的手段。在未来１０年，显像电话通讯会也将不会是小撮决策人的贵价玩具。开会效率看主席
一个会议是否浪费时间，是否有建设性，关键在乎主持大局的主席的能耐。
开会时的主席其实一身兼数职——既要引领会议进行，又须作为观察员、发问者或决策人，若不能随机应变，很难将开会的功能发挥尽致。
主席必须时刻提醒自己不要成为一言堂主，否则开会便变成一面倒的训话，掌实权的主席可在各人发言后自行决定，但最起码要聆听人家的发言。
开会之前，主席应做足准备工夫，看看会议议程应否增减，专题讨论项目应否另外先行研究；自己有没有须负责的事项未曾完成；有什么资料须在开会时“示众”……
开会之时，主席应追查上次议决事件的落实进度。遇到蝶蝶不休的论者，须技巧地令他缩短发言。
但最重要的，是主席必须懂得问些什么问题，发问是一门大学问，问得好的话可以掌握主动，将重要问题抽出来，令你易于入手，找到解决之法。
开会是必要的，我们要避免的是为开会而开会，是空谈而不落实的会。只要开得有目的、有效率，开会是可以令参加者开心，而公司又可以获得丰收的。