收发e—Mail十准则

【美国星媒体网站2月3日文章】题：收发e—Mail的十大准则（作者阿德里安娜·莫乔拉）
哈佛商学院在电信史上第一次提出了“收发e—Mail的十大准则”。太对了，是该为网络空间制订一些规则了。为了让你有一个全面的了解，我们来向你介绍他们制订的在编写和使用e—Mail时的准则。
1、及时删除
“检查所有e—Mail的标题，将过时的e—Mail或是垃圾邮件及时删除。”
在信箱中堆积e—Mail毫无意义，如果文件很大还会毫无必要地占用空间。就像清除无用的信函那样，将无用的e—Mail也清除掉吧。
2、不加附件
“在企业界，许多人浪费许多精力和时间来与那些格式不兼容、毫无内容或是永远无法打开的附件作斗争。”
最好的做法就是不到万不得已不要发附件。在接受附件时也千万小心，不要接受从陌生地址发来的附件，其中可能藏有病毒。
3、三思而行
“不要在你疲劳、紧张或愤怒的情况下发e—Mail.这种状态下你很容易变得暴躁、易怒和挑剔。你可能需要很多时间来消除一时造成的损失。”
要像对待信函或者电话一样对待你的e—Mail,三思而行，等你自己平静下来以后再按下发送的按键。
4、绝非万能
“不要用e—Mail来代替面对面的会见，特别是在你要批评一个人、辞退一个人或是表彰一个人的时候。”
什么交流方式都比不上实实在在的面谈。记住，用e—Mail与人沟通容易造成缺乏敬意的印象。
5、保留地址
“永远不要从你的通讯录中删除人名或者地址，很可能你什么时候就会再需要他们。”
利用所有e—Mail能够提供给你的资源，要学会使用所有的功能。
6、不加壁纸
“许多公司内部的网络禁止为e—Mail加上华丽的壁纸，不要尝试违反这个规定。”
壁纸不仅仅是被视为垃圾，而且也会使e—Mail变得“体积庞大”令人讨厌。特别是那些内容空洞的e—Mail.
7、不传流言
“不要用e—Mail系统来传播关于具体某人的流言蜚语。e—Mail不仅仅是易于复制消息的工具，也可以成为法庭上的证据。”　
记住，使用e—Mail很容易将这些流言传播到当事人的眼中。
8、郑重对待
“回复一封气愤或是侮辱性的e—Mail是一个大错。”
不要在e—Mail中写下见不得人的语言，不然你会被看作是一个缺乏价值不值得敬重的人。
9、最后手段
“当你希望召集你的同事来开会时，首先考虑的方式是电话，然后是电话留言，最后才考虑e—Mail.”
个人会面比计算机之间的电子交流更为亲切。不要通过e—Mail邀请朋友来共进晚餐或是通知同事召开会议。
10、学会谅解
“如果你希望安全完美地发送一个信息，请不要使用e—Mail,去寻找其他的手段。”
许多时候，e—Mail系统就像是“邮件的百慕大三角区”，经常会莫名其妙地出现地址、打印甚至语法错误。最好的方法是在发送以前将e—Mail打印出来仔细检查，谁都做不到十全十美。