苏联实施无书面文件管理法

【《苏联画报》一九八五年第八期文章】题：无书面文件管理法
二十世纪大概是用纸最多的时代。美国每年印制一千七百五十亿张各种文件，苏联是六百亿张，其他发达国家也是数百亿张。
实质上，现代文件之繁多是因为核算汇报、财政信贷、保险等系统高度发展和科学技术突飞猛进的结果。
人类在寻找有效的手段来“征服书面资料的泛滥”。一些国家采取果断的组织措施和法律措施。尽量避免文件循环、重复和层层加码的现象。苏联建立了统一的国家公文处理系统，开始实行标准化公文制度。
这里首先指的是：用磁带和磁盘等技术手段来代替书面资料。用这类技术手段录制的各种信息，由电子计算机处理和保存。现在有可能建立“信息库”，用能迅速进行数据和逻辑运算的电脑使用“信息库”的各种资料已逐渐成为十分有效的管理手段。
借助于电脑使用各种资料，可以建立整体性的管理系统。把有关信息一次输入系统，供需要人员多次使用，使各管理机构之间有可能在不通过书面资料联系的情况下协调工作。
现在，我国有一系列企业已经用磁带向部里汇报工作。也用磁带从一个中心向各城市和各用户传递专利信息。
当然，无书面文件管理方法，也会导致技术、组织、法律和甚至心理方面的各种问题。
使用电子计算机发出的文件、被称为“机器文件”，它们也应当具有通常的书面文件的那种法律效力。
现在有一些比较明确的解决办法，而且用相应的法律手段来确认。苏联首次颁布了有关法律，机器文件的使用不限于个别公司、管理机构内部，而是在整个国民经济综合体都应用。
苏联国家科学技术委员会、一些部和主管部门于一九八一年作出决定，确认用计算技术手段录制和打印出来的磁带和书面文件和资料都是合法的，且有法律效力。
还应当指出的是，一九八二年苏联最高法院也确认，在诉讼中，使用电子计算机得到的资料完全可以作为证据，包括“电子鉴定”，即借助于电脑已经进行的笔迹、汽车运输、会计等工作的鉴定。苏联财政部一九八三年批准了关于簿记核算文件及其传送的条例，允许有相应技术设备的单位可用记录和阅读的机器发出文件，而且在这种文件上的“签字”，可用有关负责人表示赞同的暗号或者其他手段代替，和签名一样有效。
应当着重指出，我们刚刚走上建立有效和经济的无书面文件管理方法的漫长道路。
主要的一点是明确的：国内正在创造技术、组织和法律方面的条件，在利用电子计算技术的基础上，把管理工作提高到质的崭新水平上去。