虚拟办公室

【英国《金融时报》３月２２日文章】题：为虚拟办公室喝彩（作者　托马
斯·达文波特）
两年前，克里·珀尔森与我合写了一份研究报告《虚拟办公室》，这是用信
息技术取代与同事和有形办公地点直接接触的一种工作方式。我们的报告讲述了
虚拟办公室的利与弊。
含义
虚拟办公室的概念实际上是指不同程度地在有形办公室之外从事某项工作的
工作方式。
远程工作型　“远程工作”通常是指雇员有固定的办公室，偶尔在家中工作
，通常是每星期一天。主要优点是雇员有灵活性，对个别雇主来说，或许可以提
高生产率。
拴放型　再进一步就是对雇员采取拴放方式，这些雇员有一定程度的流动性
，但是要定期到办公室报到。他们没有固定的办公室，但有固定的办公地点。
旅馆型　这是一种常常与上门服务相结合的虚拟工作方式。雇员偶尔来办公
室，但是因为常常不在，所以没有固定办公室，他们在旅馆中有一个“房间”（
更像一个小隔间），他们在那儿接打电话，用便携式计算机联网工作。
家庭型　在家办公的雇员根本没有办公室，而是在自己家中的一个房间里办
公。像惠普和ＡＴ【注:】Ｔ等公司为这些雇员配备了家具、计算机设备和高速电话线
路，主要是通过计算机和电话提供服务，如客户服务、电话销售和计算机编程等
。
全流动型　全流动型雇员甚至没有家庭办公室，在工作时间内，他们在路上
，或是在客户那里，这类人员包括现场销售和客户服务人员。
优点
公司采用虚拟办公方式主要有两个原因：降低成本和工作便利。如果为节省
成本，公司往往采用旅馆型、家庭型或全流动型虚拟工作方式。
尽管雇员们常常对这些工作方式不满意，但是它们确实能节省成本。例如，
一家专业型服务公司自采用了旅馆型工作方式后，办公室的费用减少了３０％。
据ＡＴ【注:】Ｔ公司称，总体来说，一家大公司每年可以节省５０００万至１亿美元
。但是在某些情况下，节省的资金因为要在技术和家庭办公上进行投资而被抵消
了。施乐公司的一些销售处采用虚拟办公方式，是为了将资金节省下来为销售人
员购买便携式计算机。
另一个主要优点是为雇员提供便利。如惠普公司采用虚拟办公室就是在雇员
自愿的基础上实行的，总的目的是让雇员感到满意，提高生产率，笼络雇员。
问题
虚拟办公室有优点，但是它的缺点常常多于优点，以下是可能出现的问题：
１、公司文化。办公室是雇员与公司文化进行交流和相互适应的场所，但是
参加虚拟工作方式的新雇员几乎没有机会学习“惠普方式”或“ＡＴ【注:】Ｔ精神”
，因此这种方式应该仅限于已经吸收了公司文化的雇员。
２、忠诚。在对公司的忠诚似乎陷入空前低潮的年代里，没有办公室的工作
方式很可能进一步削弱对公司的忠诚，尤其是对家庭型和全流动型的雇员来说。
公司应该采用其它能保持忠诚的方式来笼络住雇员。
３、交流。面对面的谈话不仅能交流信息，而且还能表现出对问题的态度、
动机和关注。采取虚拟办公方式的公司应该制定能相互交流的活动，用电子发布
方式来传递重要信息。
４、人与人的接触。办公室还是能找到人的场所。这个问题从技术上可以解
决，但是当他们不在办公室时仍然很难找到。采用虚拟办公方式的公司应该采用
一种特殊方式，能在不过分干预的前提下掌握雇员的行踪。
５、管理控制。办公室的存在是在告诉人们有人在工作。许多经理在能看到
下属工作时才感到舒服。虚拟办公方式需要将工作方式从表演性改变为注重成效
，而不是观察工作过程。
６、材料的获得。现在的计算机和电话常常是便携式的，但是资料柜、书籍
和文件，以及庞大的贵重物品往往不是这样，而且也不像人们通常认为的那样，
信息和资源全部能从因特网上得到，也不全都是电子格式。