港刊文章：《节省时间的秘诀》

【本刊讯】香港《今日世界》一九七五年八月号刊登《节省时间的秘诀》一文，摘转如下：
支配时间的方法大半是普通常识。以下是一些已行之有效的秘诀：
·处理公事千万不要先做小的后办大的，一定要把当日最重要的事先办，然后才办其他。锡克公司执行委员会主席每天都把公事分为急件、优先件及普通件；他把必须马上做的要事注以Ａ类，次要的注以Ｂ，然后按字母排下去。每天有多余的时间，才看ｃ字以下的公事。
·拨出大部分的时间去处理困难的问题。这表示你可把门关起来，使打扰减到最低限度。南加州煤气公司总裁每个月便有两天是这样的，借以获得更多时间阅读文件。但太多的闭门工作也是会激怒同事的。花时间等你也就是把时间浪费。
·把你本身更多的工作交给你的秘书去做。列顿的秘书每天替他查阅报上的商业消息，而只把他所最需要看的几段让他自己看。你可考虑把你的秘书提升到她能预你更多协助的职位。
·少写信。拨一个电话，常常和写一封信同样有效。当你必须写信时最好用便条。绘图板公司总裁贝罗夫斯基，读过支配时间的课程后，灵机一动，设计了一种要求行动的格式表。它把事情的详细内容告诉经办人，同时规定何时之前要办妥，办妥之后向谁报告。
·减少会议。３Ｍ公司的生产总监罗拉波夫，惯常和十个部门的主管举行两小时的月会，以决定如何处置废料。结果往往是决定把废料弃掉。后来罗拉波夫干脆连这样的月会也取消了。
·事前拟好安排工作的时间表。凌烈德企业公司的总裁在每天的最后五分钟，摘记要打出的电话，要出席的会议，以及要作的事情，以便翌日一开始便可着手工作。这样一来，他便得到了最大的好处：不必要再由早上七时工作至下午七时。美国银行的副总裁太利主张把繁复的工作，一开始便分为“可以分件进行的工作”。
·分析你怎样花时间，以检讨你到底浪费了多少光阴。方法是在一星期内，记下你的活动，把它们分为每十五分钟一组，然后决定那些根本是不必做的。一项时间评价的分析，显示明尼苏达大学教育学院副院长路易士把他三分之二的时间用来开会。现在他常派一名助手代表他去开会了。
·减少不必要的报告。萨加公司总裁说，在他公司的一个部门，经理们现在已把进展报告贴在布告板上。那些必须看报告的人可以随时看到，而其他人则不必被迫浪费时间去看那些本身工作范围以外的资料。
·把文件传阅减到最少。萨加公司对于大量复印文件及传阅杂志文章有一项新规定，那就是当一篇文章被认为有传阅的必要时，发出传阅的人，须将要点加划底线，以便收件人能迅速阅读。高级人员已不再认为他们必须把送进来的东西全部阅读。
·学习尽量利用空闲的时间。南加州煤气公司的列顿是有司机驾车载他上下班的，因此他在途中也能工作。萨加公司的摩理尔在乘坐飞机旅行时，则携带一大批报告及统计调查表在机上慢慢阅读，他说，在一杯酒的协助下，这些东西很容易便消化了。