通信超量级影响公司工作效率

【路透社伦敦６月２３日电】今天发表的一份报告说，随着电子邮件、语音邮件、传真机和互联网络等技术的应用，９０年代出现的通信超量问题开始影响到公司的工作效率，并且使工作人员忙得不可开交。
这项由美国生产办公用品的皮特尼
·鲍斯公司委托进行的调查显示，接受调查的人中有７１％感到忙于应付大量的信息。这种信息过剩会严重影响雇员的精神状态、工作质量、家庭生活和公司的工作效率。
皮特尼·鲍斯公司负责对外联络、市场营销和策划未来战略的副总经理梅雷迪斯·费希尔说：“这种现象对人们的工作和个人生活产生震动性的影响。问题并不在于技术，而在于我们如何对技术进行使用和控制。”
这项调查显示，公司经理们平均每天收发１７８条信息。电话是收发信息的主要渠道，但有４０％的信息是以书面形式进行的。经理们普遍反映，他们到达工作岗位后就开始“查阅电子邮件、语音邮件、传真和笔记本数据库，然后就到下班时间了”。有些经理说，他们一夜之间就能收到多达１００条电子邮件信息。
在美国进行、在伦敦公布的这项调查显示，有一半的被调查者说他们每小时要受到６次或６次以上信息的干扰。许多经理必须在家里答复语音邮件和电子邮件。
当通信系统互不兼容、也就是说信息不能及时传送的时候还会出现更严重的效率低下的问题。人们为确保信息被对方收到而进行的查找和电话询问进一步降低了效率。现在，越来越多的工作人员为保证信息能及时传送，不得不用两三种不同的媒介发送同样的信息。
调查显示，许多公司还不愿调查它们的雇员、供应商和客户喜欢通过哪种渠道接收信息。６９％的大公司没有制定通信政策。
费希尔说：“使用多种通信方式的做法本身并不坏，但这样做不仅会增加需要管理的过剩材料的数量，而且可能是徒劳无益的。由于雇员们缺少经过熟练选择的信息，因此他们在工作中常常遇到挫折和阻碍。”
然而雇员们正在对这种情况采取对策。他们当中的一些人使用自己喜欢的通信方式，不管这种方式是否适合他们公司的规章制度。他们把寻呼机和移动电话关掉，或者让通信工具出现故障，这样他们就可以在离开办公室的时候获得一些安宁。
费希尔在一次记者招待会上说，这种日益严重的混乱和效率低下的局面使一些公司出现了从事“任务控制”的雇员。
这种通常由个人助理或秘书担任的工作，负责识别并弥补公司通信网络中出现的缺陷。当信息未能到达所要传递的目标时，从事“任务控制”工作的雇员就会通知工作人员，告诉他们如何用最好的方法把信息传送给公司中的另一位工作人员。
盖洛普公司和州立圣何塞大学在９７２名公司主管、经理和行政人员中进行了这项调查，这些人属于《财富》杂志评选出的１０００家大公司。