做个全方位专业秘书

【台湾《经济日报》４月２２日文章】题：做个三头六臂全方位专业秘书
现代的秘书已开始转型。她们不再局限于传统的框框里，开始勇于表现她们的创意、组织力、沟通能力以及分析能力。她们愿意接受更多更重的责任，面对更大更沉重的压力，工作也不再是为了生存，而是追求心智的成长和工作的满足及快感。她们希望她们为公司组织所付出的心力能够得到认可；希望被视为有价值的成员，希望上司及同事肯定她们有处理困难的能力；更希望被认为是个专业人员。
根据美国专职秘书国际的调查显示，在受访的企业中已有半数以上的主管人员运用秘书的电脑操作技能协助他的工作，而其中还有多数主管可以自行运用电脑。到现在，相信这个比率更高了。全新思考与终身学习的态度
运用现代科技及资讯以获得更好、更快、更便宜的产品或服务是当今企业所追求的目标之一。而面对这样快速变化的资讯爆炸时代，秘书们也进入了具有挑战性的新领域。运用全新的思考方式和终生学习的态度是现代专业秘书因应变局的基本方法。
现代专业秘书的思维不能再从自己的角度出发了。假想自己是个企业的老板，假想现在工作的公司是自己的事业，你将如何为这个事业设定经营目标？你将如何建立公司的各项管理制度？你将如何面对客户或员工的问题？你将如何处理客户与公司的利益冲突？运用这样的思考方式可以让自己对整个企业有更深一层的认识，你也能了解主管们在工作上可能面临的困难，从而更能正确地发挥协助主管的功能。今天的社会中真正有力量的人是那些能够掌控资讯和知识经验的人。要在这竞争激烈的时代中保有这个优势，除了从各方面——全方位的学习及应用外，别无他途。
专职秘书国际也曾经调查过，到底现代资讯科技的演进对于秘书们有些什么影响？结果非常有趣。在受访的专业秘书中有９１％的比率认为它使得她们的工作更有意思；有８６％的秘书觉得它削减了她的工作量；９７％认为它迫使秘书们去学习更新的专业技术；还有高达８７％的秘书认为它甚至提供了一条新的职涯发展道路呢！看看这些结果，我们可以了解唯有勇敢迎向高科技才能让秘书这个行业不被淘汰。审视老板秘书的合作关系
一个好的老板通常会喜欢那种愿意坦白说出问题的员工。而老板是否能够很开放地和秘书讨论问题，或很愿意接受秘书的建议呢？要发展这样的合作关系，其实是掌控在秘书的手里的。
今天的专业秘书若希望全力辅佐老板以达到老板或公司的目标，那么首先就要更了解老板：他的工作目标为何？他在公司的权力极限到那儿？他的管理风格如何？他的长处为何？弱点何在？他如何处理自己的情绪？他如何克服压力？他个人的生活态度如何？别人如何看他？
如果把秘书工作看成一个独立服务的公司的话，首先要弄清楚服务的对象是谁？老板——必然是这个公司最重要的客户，而同事也应是客户之一。弄清了服务对象后，再要确实知道客户的需求为何？针对他们的需求提供你最好的服务来完成他们的心愿，成就他们的目标。工作结束后要请客户明确地告知他们对于所提供的服务满不满意？
很重要的一点是，对于不好的批评要避免做出情绪性的反应，应该针对缺失提出具体的改进意见，如此才能够提升工作的品质，从而由其中得到学习及成长的机会。
现代专业秘书功能已经趋向多样性。做个全方位秘书应体认随着商业结构持续地改变，秘书的地位也随之在变。而任何的变化都在试炼秘书对于因应事务的弹性，探测秘书对于未来是否具有远见。