台报文章:开会的管理艺术

【台湾《工商时报》１月１９日文章】题：开会的管理艺术（作者国际会议公司董事长林信雄）
根据专家统计，一个企业人员在时间上的使用，一般员工有７％—１５％用在会议上，而中层主管有３５％的时间用在会议中，更甚者如高层主管超过６０％的时间用在各种会议上。由此可知，对一个企业而言，会议的成本的确非常可观，相对的，越大的、组织越繁杂的企业，对于会议就付出了更高的成本。
为避免企业内部会议发生目的不明确、效果不彰，或追踪考核不彻底的流弊，企业在内部应建立一套会议经营管理体系，来加强行政管理效果。会议管理学中的会议制度，即是针对上述问题，设计出的完整理论，以解决其问题。
会议制度包括了会议行政制度及会议管理制度，兹分述如下：（一）会议管理制度会议管理制度可以协助员工进行工作定位，透过“工作报告表”清楚界定员工的职务及其扮演的角色，可以帮助员工评估工作之轻重缓急，以补绩效考核之不足。会议管理制度更是主管唯一能够完全掌握游戏规则，发挥其权威之工具。其主要内容如下：
规划该项会议的开会形式与会议程序；确立该项会议的基本讨论内容；明订会议主席及参与者的权利义务；固定出席人员报告内容与格式，并做好追踪考核的工作。
组织衍生的问题会反应到会议中，所以，解决会议的问题亦可连带解决组织之问题。（二）会议行政制度“会议行政制度”能够贯穿企业中的各级会议，控制会议的量，有效控制资源，当然，在会议行政制度推行以后，更可追踪执行的效果，使上层的决策得以层层下达，贯彻执行。所以会议行政制度正好可补组织中正式制度之不足，织成纵横交错的网路，密而不漏地完成组织目标。会议行政制度的主要内容有各层级会议的连贯及时间相关性；企业各成员对于各级会议的权利义务；会议前的固定准备程序，如上级或上次会议结论或待办事项的整理通知；会后决议事项的记录、追踪；会议成本及执行效果之评估；建立评估会议体系的负责单位。
会议管理制度是由会议主席将企业之管理制度，透过会议的形式运作，使会议之内容制度化、效率化，进而提升单位管理效果。而会议行政制度是先建立公司各层级会议，如董事会、经理级会议，以及部门会议及平行部门间之会议的关连性、执行力与协调力和统合力之评估与追踪，进而建立整套会议评估考核体系。
落实而言，会议管理学与我们一般对会议知识的认知，有相当大的不同：
■一般的会议观念没有制度可言。会议制度最主要的精神，即是以企业管理的精髓，将企业的管理制度应用于会议体系上，使会议制度化、系统化，而非只是灌输笼统的开会技巧。
■一般的会议观念强调一定的会议规则。其实以各个会议不同的权力结构与功能，会议规则应随不同的生态环境而做弹性的调整，并非一成不变。
■一般的会议观念没有将经营管理知识活用于会议中。而会议制度最大的特色，即“企业经营管理会议化”。
■一般的会议观念缺乏针对不同企业应变的应用模式。而会议制度对中大型企业有效的部分，是在提升行政能力与建立行政制度。两者的差异主要在于组织运作特性的不同。
因此，企业“会议行政及管理制度”之建立，在消极意义上，至少可以提升会议效果、健全管理系统；而积极的意义，则在强化经营管理的能力，使成本降低，并提高营运效果，增加企业的生产力、竞争力与应变力，如此企业在面对瞬息万变的竞争时，才能稳操胜算。