提高主管工作效率的十种方法

【台湾《天下杂志》月刊１０月号文章】题：公文越堆越高怎么办？
美国圣迭戈州立大学资讯决策教授傅列雷的研究发现，７０％的主管表示，职位愈高，必须处理的文件也愈多。有效率的主管通常也最擅长铲除堆积如山的文件。以下１０种方法可以帮助主管提高工作效率：一、先找出文件的来源有些部属以为，主管是按照他们呈递文件报告的多寡，决定他们的工作表现。聪明的主管应当明确地告诉部属，即使没有冗长的书面报告，你也知道他们有没有把工作做好。二、以谈话代替书面报告采用口头报告，可以避免不必要的文件流量增加。
主管应当自己作判断，能用一通电话解决的问题，就不必发备忘录、开会或散发公文。三、必要时，书面报告愈短愈好美国某家大企业的副总裁指出，他们对简短有力的提议，印象特别深刻，如果建议案过长，他们可能连看都不看了。
专家们建议一种名叫ＭＡＤＥ的方式，可以协助你撰写一份简短有力的报告。Ｍ（Ｍｅｓｓａｇｅ）：写清楚你的讯息，对方究竟应当知道些什么？Ａ（Ａｃｔｉｏｎ）：你到底打算采取什么行动？Ｄ（Ｄｅｔａｉｌａ）：细节部分，包括哪些人、什么事、时间、原因、方法、地点等等，不见得要把所有细节都列进去，只需详列必要的消息。Ｅ（Ｅｖｉｄｅｎｃｅ）：若有任何附件有助于对方了解问题、采取行动，就应当特别提一笔。四、避免写写改改的习惯应该先以大纲代替草稿。跟所有相关的同事讨论大纲，再把必要的细节填进去，这样比写完草稿再来修正省事多了。五、表格有时比公文恰当表格可以帮助你节省时间。为了免于每次都写相同的东西，可以事先统一设计简介、谢函等等。六、备忘录不一定要满天飞发备忘录时，仔细想想哪些人真正需要这份文件，再将公文发给他们。
需要通知全体员工的消息，应当尽量使用布告栏。七、授权让部属先帮你处理部分文件告诉部属哪些文件重要，哪些文件可以直接处理，只要指示清楚，又能放心授权，主管就可以节省很多时间，作更有意义的事。八、避免拖公文，赶快批阅不同性质的文件，分别放在不同的架子上。速办的文件，应当与其他不急的文件分开。重要文件必须马上采取行动。九，在文件上注明销毁期限应当指示秘书所有存档的文件何时失效，可以销毁以节省空间。相同的情形也适用在电脑档案。档案资料愈少，愈能节省寻找资料的时间和成本。十、分清事情的优先次序一位工作表现特优的人，会不会因为忽略文件的处理而被开除？请看这样一个实例，皇家壳牌石油马来西亚分公司的一位主管，有一次突然气冲冲地跑进董事会中，将一大叠公文摊在会议桌上，理直气壮地问道：“你们到底要我去填公文还是去勘探石油？”这个人后来变成分公司的负责人。