浪费管理者时间的十大因素及对策

【香港《信报》８月７日文章】题：管理者浪费时间的因素（作者岭南学院管理学系高级讲师王锐添）
现代的管理者每一天都要负责繁重与多样化的工作，除了运用管理学的计划、组织、指挥与控制的技巧与方法去应付外，还要应酬各式各样的人与处理繁琐的事务。所以，大多数的管理者都希望在有限的时间内，完成更多的工作，提高工作效率。
麦肯齐博士是一位研究时间管理的专家，他在全世界１５个国家，针对各类行政管理人员进行研究，发觉一般浪费管理者时间的典型因素主要包括１０大方面：（１）缺乏计划；（２）先后未分；（３）电话骚扰；（４）不速之客；（５）会而不议；（６）文件工作；（７）过分承诺；（８）突发事件；（９）犹豫不决；（１０）授权不足。
针对上述１０大浪费时间因素，我们作出下列建议：一、缺乏计划先要确认计划的重要性，计划必需付上时间，这从长远来看可大大有助于节省时间，更可做到运筹帷幄，可谓十分值得。二、先后未分若然能定出明确的目标与计划，根据事情的重要性与缓急先后，自然可分辨出处事的先后次序。三、电话骚扰集中并有选择地处理来电。复电话时尽可能精简并针对要点。若正值工作繁忙时，不妨坦白告诉对方。切忌把时间花在不着边际的无聊谈话上。四、不速之客非必要时不接见不速之客。尽可能在自己的办公室外接见未经预约的访客。不妨先通知秘书故意作出时间紧迫的安排，礼貌地结束会客时间。五、会而不议非必要时不要召开会。若要开会定要准时，并尽可能根据议程进行实质讨论，并且控制开会与发言时间。六、文件工作有选择性地阅读文件。除了练习速读与决策能力外，可考虑将一些例行性及次要的文件交由下属处理。七、过分承诺请记住，过分承诺不等于“好先生”，亦不一定受人赞赏。凡事应以大局为重，讲求实效与成果，不妨学会婉拒他人的技巧。八、突发事件在计划工作表上，切记预留少许时间作为休息或处理突发事件之用，以妨万一。九、犹豫不决先要训练与改善自己的决策能力与技巧。谨慎决定，敢于负责，远胜于犹豫不决。十、授权不足凡事毋须亲力亲为。大事必躬亲，小事何妨假手于人，但必需从旁观察与控制。多训练几个好帮手，上司与下属皆可受惠。