如何写好商业信函（二）

There　are　many　urban　myths　about　companies　mishandling　their　occasional　correspondence．　Mr　Morris　gives　as　an　example　the　story　of　a　disˉgruntled　customer　who　opened　a　letter　to　which　was　attached　an　internal　memo　reading:　“Send　standard　letter＂．
But　such　departments　can　benefit　from　outˉside　help．　The　Letterhouse's　anonymous　financial　services　client　admits　that　staff　would　write　stern　letters　and　then,　in　another　letter　——　to　sell　something　———　they　would　switch　to　the　grovelling　tone　of　Charles　Dickens's　Uriah　Heep．　In　each　case,　this　deviated　from　the　company's　preferred　tone　of　voice．
Staff　were　initially　apprehensive　about　the　training　sessions,says　Mr　Morris's　client．  “I　would　get　comments　like:　‘Don't　tell　me　how　to　write　letters:　I've　been　doing　it　for　30　years．＇　Everybody　thinks　they　can　do　it　but　few　can,＂　she　says．
“People　say　to　us:　‘You　can't　teach　people　to　write．＇　Well,　it　can　be　tricky,　particularly　if　the　ghost　of　school　hangs　over　them．　We　tell　them　it's　OK　to　break　the　rules．　It's　OK　to　write　in　a　conversational　style．　I'm　not　saying　that　letters　should　be　light　and　chatty　but　they　should　be　human．　We　would　like　people　to　enjoy　using　words,＂　Mr　Morris　says．
城市里流传着很多关于公司胡乱处理零星信件的故事。莫里斯先生讲了个例子：有位顾客打开一封信，却发现信上贴着一张内部提示字条，上面写着：“发送标准信”，这使他很不高兴。
但是，这类部门可以从外界获得帮助。信函社那位从事金融服务的匿名客户承认，雇员们有时在信中语气严厉，但在推销东西的时候，他们却变成另一副嘴脸，就像查尔斯·狄更斯笔下的尤来亚·希普（小说《大卫·科波菲尔》中的人物——本报注）那样奴颜婢膝。这两种态度都与公司所应持有的语气背道而驰。
莫里斯先生的那位顾客说，雇员们起初对写信培训有疑虑。她说：“我会听到这样的说法：‘别告诉我该怎么写信：我已经写了30年了。’每个人都以为自己会写信，其实会写者寥寥。”
莫里斯先生说：“很多人对我们说：‘你教不了别人写信。’但这有时需要技巧，特别是当他们还隐约记得学校功课之时。我们告诉他们，可以打破常规。可以用谈话的口气写信。这并不是说信要写得随随便便、闲话满篇，而是说要写得有人情味。我们希望人们从遣词造句中得到享受。”